Giới thiệu Phần mềm Quản lý Đào tạo - Trung tâm Giáo dục Quốc phòng ĐHQG TP.HCM
Trung tâm Giáo dục Quốc phòng trực thuộc Đại Học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh là cơ sở đào tạo hàng đầu về giáo dục quốc phòng trong nước. Với qui mô đào tạo khoảng bốn mươi lăm ngàn sinh viên mỗi năm, Trung tâm đóng góp quan trọng vào việc trang bị kiến thức và kỹ năng quốc phòng cho các sinh viên của nhiều đơn vị liên kết đào tạo.
Với lượng sinh viên theo học mỗi khóa từ 2 đến 3 ngàn sinh viên, lúc cao điểm lên đến gần 6 ngàn sinh viên, Trung tâm thường xuyên phải đối mặt với thách thức lớn trong việc lên lịch giảng dạy cho các khóa học mới hàng tháng. Trước khi có phần mềm Quản lý Đào tạo, công tác này thường được làm bằng tay trên các file Excel, đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức.
Với hàng ngàn buổi học cần được lên lịch, trung bình từ một ngàn đến hai ngàn buổi học cho 1 khóa học, công tác biên chế đại đội/tiểu đội và lập lịch giảng dạy hàng tháng là một quá trình phức tạp và công phu, đặc biệt là phải đảm bảo không có trùng lặp giảng viên và địa điểm học (một giảng viên không thể đứng 2 lớp cùng lúc và 1 địa điểm học không thể cho sử dụng 2 buổi học cùng lúc).
Là đơn vị tiên phong trong việc áp dụng chuyển đổi số vào công tác giảng dạy quốc phòng, Trung tâm đã hợp tác với công ty EMSVN để phát triển phần mềm Quản lý Đào tạo đặc thù riêng cho lĩnh vực giáo dục quốc phòng nhằm mục đích tự động hóa phần lớn các công việc trong công tác lập lịch giảng dạy hàng tháng, tiết kiệm thời gian và công sức đồng thời đảm bảo tính chính xác và tránh sự trùng lặp dữ liệu trong quá trình lên lịch học.
Với việc áp dụng công nghệ vào công tác quản lý đào tạo, Trung tâm Giáo dục Quốc phòng hy vọng sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của mình, đồng thời mang đến trải nghiệm tốt hơn cho các bạn sinh viên đến theo học tại Trung tâm. Hãy cùng khám phá một số chức năng chính của phần mềm này và những lợi ích mà nó mang lại.
Các chức năng chính của phần mềm Quản lý Đào tạo:
1. Quản lý thông tin khóa học: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, chương trình đào tạo, trường liên kết đào tạo
2. Quản lý lịch nghỉ phép của giảng viên: giảng viên sẽ đăng ký ngày nghỉ phép trước khi lên lịch để phần mềm không xếp lịch dạy cho giảng viên đó trong ngày nghỉ phép đã đăng ký.
3. Nhập liệu tự động dữ liệu sinh viên từ file excel danh sách sinh viên do các trường gởi qua. Phần mềm có khả năng đọc được nhiều định dạng file excel khác nhau từ các trường khác nhau. Thông thường các file excel do các trường gởi về thường không đồng nhất về cách tổ chức dữ liệu (cách sắp xếp các dòng & cột) do mỗi trường đều có đặc thù riêng của mình. Phần mềm Quản lý Đào tạo được thiết kế đặc biệt linh hoạt để có thể đọc được tất cả file excel từ các trường gởi về. Để tiến hành nhập liệu tự động, người sử dụng sẽ up các file excel đó vào phần mềm và tiến hành đọc thử để kiểm tra dữ liệu đã được đọc chính xác chưa và bấm nút LƯU DỮ LIỆU để lưu vào hệ thống. Hệ thống cho phép nhập nhiều file excel từ nhiều trường khác nhau cho cùng 1 khóa học.
4. Biên chế đại đội/tiểu đội tự động: Sau khi có danh sách sinh viên trong hệ thống, người sử dụng sẽ tiến hành biên chế tiểu đội đại đội bằng cách nhấn nút BIÊN CHẾ ĐẠI ĐỘI TỰ ĐỘNG. Bảng màu "Số lượng sinh viên theo ngành lớp" bên trái sẽ cho người sử dụng biết ngành học lớp học đó có tổng sĩ số là bao nhiêu sinh viên, mỗi ngành lớp học sẽ có màu riêng để phân biệt với các ngành lớp học khác. Bảng màu này là hoàn toàn tự động do hệ thống tự sinh ra. Sau khi chạy biên chế tự động, bằng cách nhìn vào số lượng màu của từng đại đội tiểu đội ma người sử dụng sẽ biết ngay đại đội/tiểu đội đó có bị trộn quá nhiều ngành lớp với nhau hay không.
Khi đó, người sử dụng có thể tự điều chỉnh bằng cách kéo thả sinh viên giữa các tiểu đội/đại đội để cân đối lại biên chế giữa các đại đội tiểu đội cnếu cần thiết.
5. Cân đối/điều chuyển giảng viên: Điều chuyển tạm thời giảng viên giữa các khoa để cân đối số tiết dạy cho mỗi khoa.
6. Xếp lịch hội trường: Thông thường các bài lý thuyết sẽ được dạy trên các giảng đường, mỗi giảng đường 1 đại đội, trường hợp cần dạy nhiều đại đội cùng lúc thì hội trường là nơi thích hợp. Chức năng "Xếp lịch hội trường" sẽ ấn định ngày mà hội trường có thể được sử dụng để giảng dạy và bao nhiêu đại đội có thể được học trong buổi học đó.
7. Xếp lịch học tự động:
Dựa vào các dữ liệu đầu vào cho trước như danh sách đại đội, danh sách giảng viên, danh sách bãi tập giảng đường & kế hoạch giảng dạy, hệ thống sẽ tiến hành lập lịch học tự động cho khoảng một ngàn năm trăm hai mươi buổi học cho khóa học này theo tiêu chí tận dụng tối đa tài nguyên có sẵn, đồng thời hệ thống sẽ cố gắng phân bố số buổi dạy đồng đều cho các giảng viên, giúp tăng tính công bằng và giảm áp lực cho giảng viên.
Sau khi lịch học được lập, người sử dụng vẫn có thể thay đổi giảng viên nếu cần thiết. Ví dụ có 1 giảng viên nào đó có công tác đột xuất không thể đứng lớp thì người sử dụng có thể chọn 1 giảng viên khác để thay thế cho giảng viên đó.
Hoặc khi có nhu cầu thay đổi địa điểm học thì hệ thống sẽ cho phép thay đổi địa điểm học với các thao tác đơn giản.
Ngoài ra, hệ thống cho phép ghép lớp để ghép nhiều đại đội học chung 1 bài vào cùng 1 lớp, ví dụ buổi học đó 1 đại đội nào đó vắng giảng viên thì có thể ghép đại đội đó học chung với đại đội khác có chung bài học, và ngược lại, tách lớp từ lớp đã ghép.
Thêm vào đó, hệ thống cũng cho phép dồn bài - tách bài, ví dụ dồn bài từ buổi chiều lên buổi sáng để học dồn hết trong buổi sáng và buổi chiều nghỉ, hoặc ngược lại từ dồn bài từ buổi sáng xuống buổi chiều, hoặc tách các bài đã được dồn ra để học riêng.
Song song với xếp lịch học thì hệ thống cũng sẽ xếp luôn lịch thi lý thuyết tại các phòng máy cho sinh viên. Ví dụ trên màn hình là đại đội C1 sẽ thi lý thuyết học phần 1 & học phần 3 tại phòng máy A hai bốn lẻ 1, tương tự đại đội C2 cũng thi cùng nội dung và cùng phòng thi lý thuyết. Mỗi phòng thi lý thuyết có thể cho 10 đại đội thi cùng lúc.
Hệ thống cũng có chức năng xuất lịch học ra file excel theo định dạng mà Trung tâm yêu cầu.
8. Xếp lịch cán bộ/giảng viên coi thi lý thuyết tự động: Lịch coi thi lý thuyết cũng sẽ được xếp tự động với biên chế coi thi nhu sau: 1 trưởng ca, 1 thư ký và 2 giảng viên hoặc cán bộ coi thi.
9. Báo cáo thống kê:
Tổng họp & xuất các báo cáo về tình hình giảng dạy tại Trung tâm như báo cáo thanh toán theo từng khóa, báo cáo tổng hợp theo năm, báo cáo chi bồi dưỡng theo năm, báo cáo lịch dạy của từng giảng viên...
10. Phân quyền truy cập: hệ thống được thiết kế với phân quyền chặt chẽ nhưng cũng rất linh hoạt. Quyền truy cập có thể được phân theo từng người sử dụng, hoặc phân cho cả nhóm người sử dụng, hoặc phân cho cả phòng/ban. Ví dụ quyền "CẬP NHẬT" khóa học tại "Form cập nhật/thêm mới khóa học" được phân cho Phòng Đào tạo tức tất cả người dùng thuộc phòng Đào tạo đều có quyền này, trong khi quyền "THÊM MỚI" khóa học thì chỉ được phân cho người dùng Lưu Văn Điện, trưởng phòng Đào tạo.
11. Trên đây là một số chức năng chính của phần mềm Quản lý Đào tạo. Do thời gian có hạn nên một số các chức năng phụ khác sẽ không được đề cập trong tài liệu này.
Phần mềm Quản lý Đào tạo là một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của Trung tâm Giáo dục Quốc phòng Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả công tác đào tạo, đảm bảo tính chính xác và tăng cường sự chuyên nghiệp trong công tác giáo dục quốc phòng.
Phần mềm đem lại một số hiệu quả to lớn như:
Loại bỏ hoàn toàn việc lập lịch học trên file Excel & giấy, đồng thời loại bỏ hoàn toàn các sai sót do làm thủ công, đảm bảo tính nhất quán, đồng nhất của dữ liệu.
Tiết kiệm thời gian: Với chức năng chia biên chế tự động và lập lịch học tự động, phần mềm giúp giảm thời gian lên lịch học cho 1 khóa học từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút.
Tiết kiệm nhân lực & công sức: từ chỗ lập lịch học bằng file Excel và sau đó phải in ra giấy và huy động nhiều người để cùng kiểm tra trùng lặp dữ liệu, với phần mềm Quản lý Đào tạo này thì chỉ cần 1-2 người chạy phần mềm & tiến hành điều chỉnh ngay trên phần mềm là có thể lên lịch học cho toàn khóa học 1 cách nhanh chóng, chính xác.