HOT LINE: 0333 133 175

Phần Mềm Quản Lý Đào tạo - Trung tâm Giáo dục Quốc phòng

09/02/20106.306 lượt đọc

Giới thiệu Phần mềm Quản lý Đào tạo - Trung tâm Giáo dục Quốc phòng ĐHQG TP.HCM

Trung tâm Giáo dục Quốc phòng trực thuộc Đại Học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh là cơ sở đào tạo hàng đầu về giáo dục quốc phòng trong nước. Với qui mô đào tạo khoảng bốn mươi lăm ngàn sinh viên mỗi năm, Trung tâm đóng góp quan trọng vào việc trang bị kiến thức và kỹ năng quốc phòng cho các sinh viên của nhiều đơn vị liên kết đào tạo.


Với lượng sinh viên theo học mỗi khóa từ 2 đến 3 ngàn sinh viên, lúc cao điểm lên đến gần 6 ngàn sinh viên, Trung tâm thường xuyên phải đối mặt với thách thức lớn trong việc lên lịch giảng dạy cho các khóa học mới hàng tháng. Trước khi có phần mềm Quản lý Đào tạo, công tác này thường được làm bằng tay trên các file Excel, đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức.


Với hàng ngàn buổi học cần được lên lịch, trung bình từ một ngàn đến hai ngàn buổi học cho 1 khóa học, công tác biên chế đại đội/tiểu đội và lập lịch giảng dạy hàng tháng là một quá trình phức tạp và công phu, đặc biệt là phải đảm bảo không có trùng lặp giảng viên và địa điểm học (một giảng viên không thể đứng 2 lớp cùng lúc và 1 địa điểm học không thể cho sử dụng 2 buổi học cùng lúc).


Là đơn vị tiên phong trong việc áp dụng chuyển đổi số vào công tác giảng dạy quốc phòng, Trung tâm đã hợp tác với công ty EMSVN để phát triển phần mềm Quản lý Đào tạo đặc thù riêng cho lĩnh vực giáo dục quốc phòng nhằm mục đích tự động hóa phần lớn các công việc trong công tác lập lịch giảng dạy hàng tháng, tiết kiệm thời gian và công sức đồng thời đảm bảo tính chính xác và tránh sự trùng lặp dữ liệu trong quá trình lên lịch học.


Với việc áp dụng công nghệ vào công tác quản lý đào tạo, Trung tâm Giáo dục Quốc phòng hy vọng sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của mình, đồng thời mang đến trải nghiệm tốt hơn cho các bạn sinh viên đến theo học tại Trung tâm. Hãy cùng khám phá một số chức năng chính của phần mềm này và những lợi ích mà nó mang lại.


Các chức năng chính của phần mềm Quản lý Đào tạo:


1. Quản lý thông tin khóa học: ngày bắt đầu, ngày kết thúc, chương trình đào tạo, trường liên kết đào tạo


2. Quản lý lịch nghỉ phép của giảng viên: giảng viên sẽ đăng ký ngày nghỉ phép trước khi lên lịch để phần mềm không xếp lịch dạy cho giảng viên đó trong ngày nghỉ phép đã đăng ký.


3. Nhập liệu tự động dữ liệu sinh viên từ file excel danh sách sinh viên do các trường gởi qua. Phần mềm có khả năng đọc được nhiều định dạng file excel khác nhau từ các trường khác nhau. Thông thường các file excel do các trường gởi về thường không đồng nhất về cách tổ chức dữ liệu (cách sắp xếp các dòng & cột) do mỗi trường đều có đặc thù riêng của mình. Phần mềm Quản lý Đào tạo được thiết kế đặc biệt linh hoạt để có thể đọc được tất cả file excel từ các trường gởi về. Để tiến hành nhập liệu tự động, người sử dụng sẽ up các file excel đó vào phần mềm và tiến hành đọc thử để kiểm tra dữ liệu đã được đọc chính xác chưa và bấm nút LƯU DỮ LIỆU để lưu vào hệ thống. Hệ thống cho phép nhập nhiều file excel từ nhiều trường khác nhau cho cùng 1 khóa học.


4. Biên chế đại đội/tiểu đội tự động: Sau khi có danh sách sinh viên trong hệ thống, người sử dụng sẽ tiến hành biên chế tiểu đội đại đội bằng cách nhấn nút BIÊN CHẾ ĐẠI ĐỘI TỰ ĐỘNG. Bảng màu "Số lượng sinh viên theo ngành lớp" bên trái sẽ cho người sử dụng biết ngành học lớp học đó có tổng sĩ số là bao nhiêu sinh viên, mỗi ngành lớp học sẽ có màu riêng để phân biệt với các ngành lớp học khác. Bảng màu này là hoàn toàn tự động do hệ thống tự sinh ra. Sau khi chạy biên chế tự động, bằng cách nhìn vào số lượng màu của từng đại đội tiểu đội ma người sử dụng sẽ biết ngay đại đội/tiểu đội đó có bị trộn quá nhiều ngành lớp với nhau hay không. 


Khi đó, người sử dụng có thể tự điều chỉnh bằng cách kéo thả sinh viên giữa các tiểu đội/đại đội để cân đối lại biên chế giữa các đại đội tiểu đội cnếu cần thiết.


5. Cân đối/điều chuyển giảng viên: Điều chuyển tạm thời giảng viên giữa các khoa để cân đối số tiết dạy cho mỗi khoa.


6. Xếp lịch hội trường: Thông thường các bài lý thuyết sẽ được dạy trên các giảng đường, mỗi giảng đường 1 đại đội, trường hợp cần dạy nhiều đại đội cùng lúc thì hội trường là nơi thích hợp. Chức năng "Xếp lịch hội trường" sẽ ấn định ngày mà hội trường có thể được sử dụng để giảng dạy và bao nhiêu đại đội có thể được học trong buổi học đó. 


7. Xếp lịch học tự động:

Dựa vào các dữ liệu đầu vào cho trước như danh sách đại đội, danh sách giảng viên, danh sách bãi tập giảng đường & kế hoạch giảng dạy, hệ thống sẽ tiến hành lập lịch học tự động cho khoảng một ngàn năm trăm hai mươi buổi học cho khóa học này theo tiêu chí tận dụng tối đa tài nguyên có sẵn, đồng thời hệ thống sẽ cố gắng phân bố số buổi dạy đồng đều cho các giảng viên, giúp tăng tính công bằng và giảm áp lực cho giảng viên. 


Sau khi lịch học được lập, người sử dụng vẫn có thể thay đổi giảng viên nếu cần thiết. Ví dụ có 1 giảng viên nào đó có công tác đột xuất không thể đứng lớp thì người sử dụng có thể chọn 1 giảng viên khác để thay thế cho giảng viên đó.

Hoặc khi có nhu cầu thay đổi địa điểm học thì hệ thống sẽ cho phép thay đổi địa điểm học với các thao tác đơn giản.

Ngoài ra, hệ thống cho phép ghép lớp để ghép nhiều đại đội học chung 1 bài vào cùng 1 lớp, ví dụ buổi học đó 1 đại đội nào đó vắng giảng viên thì có thể ghép đại đội đó học chung với đại đội khác có chung bài học, và ngược lại, tách lớp từ lớp đã ghép.

Thêm vào đó, hệ thống cũng cho phép dồn bài - tách bài, ví dụ dồn bài từ buổi chiều lên buổi sáng để học dồn hết trong buổi sáng và buổi chiều nghỉ, hoặc ngược lại từ dồn bài từ buổi sáng xuống buổi chiều, hoặc tách các bài đã được dồn ra để học riêng.

Song song với xếp lịch học thì hệ thống cũng sẽ xếp luôn lịch thi lý thuyết tại các phòng máy cho sinh viên. Ví dụ trên màn hình là đại đội C1 sẽ thi lý thuyết học phần 1 & học phần 3 tại phòng máy A hai bốn lẻ 1, tương tự đại đội C2 cũng thi cùng nội dung và cùng phòng thi lý thuyết. Mỗi phòng thi lý thuyết có thể cho 10 đại đội thi cùng lúc.

Hệ thống cũng có chức năng xuất lịch học ra file excel theo định dạng mà Trung tâm yêu cầu.

 
8. Xếp lịch cán bộ/giảng viên coi thi lý thuyết tự động: Lịch coi thi lý thuyết cũng sẽ được xếp tự động với biên chế coi thi nhu sau: 1 trưởng ca, 1 thư ký và 2 giảng viên hoặc cán bộ coi thi.


9. Báo cáo thống kê: 
Tổng họp & xuất các báo cáo về tình hình giảng dạy tại Trung tâm như báo cáo thanh toán theo từng khóa, báo cáo tổng hợp theo năm, báo cáo chi bồi dưỡng theo năm, báo cáo lịch dạy của từng giảng viên...


10. Phân quyền truy cập: hệ thống được thiết kế với phân quyền chặt chẽ nhưng cũng rất linh hoạt. Quyền truy cập có thể được phân theo từng người sử dụng, hoặc phân cho cả nhóm người sử dụng, hoặc phân cho cả phòng/ban. Ví dụ quyền "CẬP NHẬT" khóa học tại "Form cập nhật/thêm mới khóa học" được phân cho Phòng Đào tạo tức tất cả người dùng thuộc phòng Đào tạo đều có quyền này, trong khi quyền "THÊM MỚI" khóa học thì chỉ được phân cho người dùng Lưu Văn Điện, trưởng phòng Đào tạo.


11. Trên đây là một số chức năng chính của phần mềm Quản lý Đào tạo. Do thời gian có hạn nên một số các chức năng phụ khác sẽ không được đề cập trong tài liệu này.


Phần mềm Quản lý Đào tạo là một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của Trung tâm Giáo dục Quốc phòng Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả công tác đào tạo, đảm bảo tính chính xác và tăng cường sự chuyên nghiệp trong công tác giáo dục quốc phòng.


Phần mềm đem lại một số hiệu quả to lớn như:
Loại bỏ hoàn toàn việc lập lịch học trên file Excel & giấy, đồng thời loại bỏ hoàn toàn các sai sót do làm thủ công, đảm bảo tính nhất quán, đồng nhất của dữ liệu.


Tiết kiệm thời gian: Với chức năng chia biên chế tự động và lập lịch học tự động, phần mềm giúp giảm thời gian lên lịch học cho 1 khóa học từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút.


Tiết kiệm nhân lực & công sức: từ chỗ lập lịch học bằng file Excel và sau đó phải in ra giấy và huy động nhiều người để cùng kiểm tra trùng lặp dữ liệu, với phần mềm Quản lý Đào tạo này thì chỉ cần 1-2 người chạy phần mềm & tiến hành điều chỉnh ngay trên phần mềm là có thể lên lịch học cho toàn khóa học 1 cách nhanh chóng, chính xác.

CÁC BÀI VIẾT KHÁC
Phần Mềm Quản Lý Điểm, Quản Lý Chứng Chỉ Và Đăng Ký Học Lại Trực Tuyến
Chức năng lưu trữ diểm khoa học và lâu dài, giúp sinh viên và các đơn vị liên kết đào tạo có thể tra cứu điểm bất kỳ thời điểm nào trong quá trình học tại trung tâm và sau khi ra trường. Hỗ trợ cho người quản lý nghiệp vụ chứng chỉ có thể thực hiện công tác nhập kho, xuất kho chặt chẽ, tuyệt đối không thất thoát, mất mát. Chức năng số hóa văn bản, loại bỏ hoàn toàn việc nhập bằng tay mã số chứng chỉ vào cơ sở dữ liệu, nâng cao độ chính xác & giảm khả năng nhầm lẫn do nhập lộn. Chức năng Đăng ký học lại trực tuyến cho phép sinh viên có nhu cầu học lại đăng ký trực tuyến, giúp sinh viên không phải đi lại nhiều lần làm thủ tục đăng ký học lại mà chỉ cần làm thủ tục trước, khi đến Trung Tâm thì cung cấp hồ sơ và vào học ngay
Phần Mềm Quản Lý Văn Bản (Ứng Dụng Chữ Ký Số)
Giúp Phòng TCHC số hóa các loại văn bản, công văn hành chính bằng giấy lên phần mềm thành văn bản điện tử. Cho phép Phòng TCHC tạo, thực hiện phê duyệt, quản lý, lưu trữ và tra cứu nhanh ngay trên hệ thống phần mềm bằng smartphone. Đồng thời chuẩn hóa và tối giản quy trình xử lý công văn, văn bản. Quản lý văn bản tập trung và thống nhất, sắp xếp, phân loại theo nhóm, giảm gần như triệt để các chi phí văn phòng phẩm trong việc photocoppy, in ấn, giấy, mực…để chuyển cho các bộ phận có liên quan. Rút ngắn thời gian xử lý văn bản: dễ dàng lưu trữ và luân chuyển các công văn, giấy tờ dưới dạng bản mềm. Hệ thống sẽ xây dựng sẵn quy trình xét duyệt công văn qua các thao tác đơn giản và nhanh gọn. Phê duyệt công văn ngay tức thời mọi lúc mọi nơi: Ban lãnh đạo ngay tức thời nhận được thông báo có văn bản cần được phê duyệt ngay trên di động và thực hiện phê duyệt bằng điện thoại dù ở bất cứ nơi đâu. Quản lý tiến độ xử lý văn bản, theo dõi & nhắc việc tự động đối với các văn bản sắp đến hạn/quá
Phần Mềm Chỉ Đạo Điều Hành – Quản Lý Công Việc
Phần mềm được xây dựng nhằm đáp ứng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác chỉ đạo điều hành hiện đang diễn ra tại Trung tâm. Phần mềm sẽ cho phép lãnh đạo các cấp lên lịch họp, tổ chức cuộc họp, ra chỉ đạo, theo dõi tiến độ thực hiện chỉ đạo của các bộ phận liên quan. Phần mềm sẽ giúp loại bỏ tất các loại giấy tờ không cần thiết khi quản lý chỉ đạo theo phương pháp truyền thống, từ đó giúp nâng cao hiệu suất chỉ đạo điều hành cho công tác vận hành toàn Trung tâm. Số hóa lịch công tác tuần/tháng/năm, tự động gởi thông báo đến các cá nhân/bộ phận có liên quan. Số hóa qui trình quản lý chỉ đạo điều hành, loại bỏ các giấy tờ không cần thiết, cho phép tổ chức “phòng họp không giấy” với các tài liệu đính kèm dạng văn bản điện tử. Phân bổ ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo về kết quả cuộc họp đến các bộ phận liên quan (giao việc), theo dõi tiến độ xử lý & tự động ra nhắc nhở khi công việc sắp đến hạn phải hoàn thành. Thống kê quá trình xử lý/thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, cho biết cá nhân/bộ
Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự
Phần mềm "Quản lý nhân sự" được xây dựng nhằm đáp ứng các chuẩn nghiệp vụ trong công tác quản lý nhân sự tiền lương tại Trung tâm. Phần mềm sẽ giúp chuẩn hóa quá trình quản lý nhân sự, nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự cho toàn Trung tâm Số hóa qui trình quản lý nhân sự, loại bỏ các giấy tờ không cần thiết, thành lập hồ sơ nhân sự điện tử để quản lý toàn bộ quá trình công tác, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật, tăng lương, nghỉ hưu của cán bộ/công chức tại Trung tâm. Tự động thống kê, tính toán lương thưởng, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội,, thuế TNCN, in bảng lương. Xuất báo cáo đánh giá cán bộ/công chức theo tháng/quí/năm từ đó đề ra các hình thức khen thưởng, tăng lương... Nhắc sự kiện tự động: tự động ra thông báo nhắc danh sách nhân sự sắp sinh nhật, danh sách nhân sự sắp về hưu, danh sách nhân sự sắp tăng lương..
Phần Mềm Quản Lý Công Tác Cấp Phát, Thu Hồi Quân Trang
Sử dụng công nghệ quét mã QR code. QR là từ viết tắt của Quick Response (tạm dịch “Mã phản hồi nhanh”), công nghệ này hiện đang rất phổ biến trên thế giới và được ứng dụng rộng rãi trong việc quản lý kho vận. Tự động hóa việc cập nhật số liệu quân trang vào cơ sở dữ liệu Loại bỏ hoàn toàn việc ghi chép số liệu bằng tay, nâng cao hiệu suất, rút ngắn thời gian & công sức của quá trình cấp phát quân trang. Chia sẻ công việc cập nhật số liệu quân trang cho từng sinh viên mà không dồn vào đại đội trưởng hay giáo viên chủ nhiệm như hiện nay. Báo cáo thống kê tình trạng sử dụng quân, tình trạng tồn kho quân trang.
Phần Mềm Quản Lý Điểm Danh Sinh Viên Tại Giảng Đường Và Các Bãi Tập Bằng Wifi
Điểm danh chặt chẽ sinh viên theo từng buổi học để từ đó xác định danh sách sinh viên thuộc diện được thi, không học, cấp thi, miễn thi, vắng thi một cách tự động. Điểm danh của sinh viên sử dụng công nghệ định vị Wifi Tra cứu thông tin điểm danh của sinh viên Quản lý tình hình học tập của lớp phân quyền theo các loại người dùng Phê duyệt cấm thi, không học, vắng thi, miễn thi phân quyền theo các loại người dùng Làm đơn, duyệt đơn dự thi trực tuyến của sinh viên và các cấp quản lý Báo cáo thống kê số sinh viên có mặt, vắng mặt theo từng lớp & buổi, theo ngày/tháng…
Phần Mềm Nhập Điểm Thi Thực Hành
Công tác chấm điểm nhập điểm thực hành sẽ được thực hiện nhanh chóng, hiện đại và chính xác bằng cách ứng dụng công nghệ thông tin, cho phép giáo viên sẽ chấm điểm trực tiếp trên máy tính hoặc trên điện thoại di động. Bảng điểm này sẽ được chuyển về phòng đào tạo để kết xuất ra danh sách điểm cho sinh viên ký tên. Chức năng Nhập điểm thi thực hành Chức năng Kết xuất bảng điểm thi thực hành Chức năng Tích hợp điểm thi Chức năng Thống kê kết quả điểm phân cấp theo cấp quản lý
Phần Mềm Quản Lý Rèn Luyện Sinh Viên Theo Qui Chế Của Trung Tâm Ban Hành
Phần mềm này sẽ giúp cán bộ phòng QLSV, ĐTBD quản lý các thông tin của sinh viên về kết quả thực hiện các nội dung của quy chế đánh giá kết quả rèn luyện sinh viên do Trung tâm ban hành. Chức năng Tự đánh giá: Sinh viên tự thực hiện việc đánh giá của mình thông qua phần mềm chạy trên thiết bị điện thoại di động, máy tính bảng hoặc máy vi tính. Thao tác thực hiện nhanh chóng đơn giản giúp sinh viên thuận lợi trong việc tự đánh giá. Chức năng Đánh giá của cán bộ quản lý: Một số thông tin được thu thập trong quá trình học thông qua các phần mềm khác của hệ thống như thông tin điểm danh đầu giờ, thông tin thời gian học tập và các thông tin này sẽ được tự động kết xuất làm dữ liệu đầu vào của phần mềm. Các thông tin vi phạm kỷ luật của sinh viên sẽ được cán bộ, sinh viên có thẩm quyền nhập liệu trực tiếp vào hệ thống thông qua phần mềm chạy trên thiết bị điện thoại di động, máy tính bảng hoặc máy vi tính. Chức năng Đánh giá của đại đội: Hệ thống sẽ tổng hợp và cung cấp thông tin tự đánh
Phần Mềm Quản Lý Phòng Ở Sinh Viên
Phần mềm này dùng để hỗ trợ cán bộ phòng quản lý các phòng của nhà ở sinh viên từ bước biên chế sinh viên, trong quá trình ở của sinh viên cho đến khi sinh viên trả phòng và rời khỏi Trung tâm. Phần mềm giúp cán bộ quản lý khoa học, nhanh chóng do có sự phân quyền đến toàn thể các cấp quản lý. Ngoài ra, còn giúp cho việc tra cứu thông tin và tìm kiếm sinh viên đang ở Trung tâm được thực hiện nhanh chóng. Hơn nữa hệ thống giúp cho người quản lý có cái nhìn tổng thể về nhu cầu hiện tại và tương lai của sinh viên khi học tại Trung tâm Chức năng Biên chế sinh viên: Giáo viên chủ nhiệm có nhiệm vụ phân phòng cho đại đội của mình quản lý. Chức năng Quản lý phòng: gồm các thông tin về phòng ở, bao gồm các thông tin loại phòng, số phòng, số chổ, tình trạng của phòng quản lý thiết bị (giường, quạt máy, đèn…) Chức năng Quản lý thu tiền phòng và các khoản thu khác cho sinh viên: Lập phiếu thu tiền phòng, thu tiền bồi thường và các khoản phí khác. Quản lý danh sách sinh viên trong từng
Phần Mềm Quản Lý Công Tác Lưu Trữ, Kiểm Kê Tài Sản
Phần mềm này sẽ mang lại những trải nghiệm mới mẻ cho người dùng về khả năng quản lý tài sản, quản lý thông tin hồ sơ tài sản, thiết bị đến kế hoạch bảo dưỡng tài sản, thiết bị; cảnh báo và theo dõi thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, thiết bị; cập nhật và tra cứu nhật trình, nhật ký vận hành của thiết bị… giúp giảm thiểu tình trạng hỏng hóc, nâng cao năng suất và hiệu quả của hoạt động khai thác, vận hành tài sản, thiết bị của Trung tâm. Tương tự như quản lý quân trang, mỗi tài sản, công cụ, dụng cụ sẽ được cấp một mã số. Mã số này sẽ được chuyển thành nhãn QR code dán vào tài sản, công cụ, dụng cụ nhằm để thuận lợi trong công tác quản lý và kiểm kê hàng năm
Đọc nhiều nhất
Copyright © 2024 emsvn.org. All rights reserved.